Instytut Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie poszukuje osoby, która będzie odpowiedzialna za kompleksową obsługę administracyjną Dyrektora Instytutu oraz zarządzanie sekretariatem. Idealny kandydat to osoba samodzielna, dobrze zorganizowana, z umiejętnością efektywnej komunikacji i zarządzania dokumentacją.
Zakres obowiązków obejmuje w szczególności:
- Sporządzanie projektów bieżących pism oraz dokumentów na zlecenie Dyrekcji;
- Weryfikacja i przygotowywanie dokumentów do podpisu oraz ich rozdzielanie według właściwości;
- Prowadzenie terminarza, umawianie spotkań i kontrola terminów;
- Obsługa posiedzeń Rady Naukowej, w tym przygotowywanie projektów uchwał, porządków obrad oraz list głosowań;
- Organizacja spotkań Dyrekcji, w tym rezerwacja sal, cateringu oraz transportu;
- Obsługa korespondencji i dokumentacji (wpływającej i wypływającej);
- Publikowanie komunikatów na intranecie Instytutu oraz Biuletynie Informacji Publicznej;
- Zamawianie artykułów biurowych i spożywczych na potrzeby sekretariatu;
- Inne zadania administracyjne (m.in. sporządzenie dyplomów, przygotowywanie listów gratulacyjnych oraz kondolencji).
Wymagany profil osobowości:
- Posługuje się biegle językiem polskim i angielskim w mowie i piśmie – obu tych języków używamy w codziennej komunikacji formalnej i nieformalnej;
- Jest osobą zorganizowaną i uporządkowaną, która zawsze pamięta o terminach, planuje wszystko z wyprzedzeniem uwzględniając czas na wszystkie poszczególne etapy zadania;
- Potrafi działać pod presją czasu i pracować nad kilkoma zadaniami jednocześnie;
- Potrafi współpracować z partnerami, w tym zewnętrznymi;
- Szybko się uczy i dopasowuje do nowych sytuacji;
- Zna (lub nie boi się poznać) systemy administracyjne, takie jak ePUAP, POLON, OSD oraz dowolny system kadrowy;
- Potrafi redagować i edytować oficjalne dokumenty (komunikacja z instytucjami publicznymi, partnerami naukowymi i biznesowymi, pisanie draftów prostych aktów prawa jak zarządzenia, decyzje, regulaminy);
- Ma wysoki poziom kultury osobistej i umiejętność odnajdywania się w różnych sytuacjach;
- Ma wysokie kompetencje komunikacyjne – potrafi jasno tłumaczyć, oceniać które elementy wypowiedzi są kluczowe, słucha ze zrozumieniem;
- Ma doświadczenie w pracy asystenckiej lub administracyjnej (na poziomie np. koordynacji biura);
- Posiada kompetencje cyfrowe wykraczające poza podstawowy zakres;
- Bardzo dobra znajomość w zakresie obsługi pakietu office.
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę;
- Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do posiadanych kwalifikacji i umiejętności;
- Świadczenia z ZFŚS;
- Dostęp do platformy nauki języka angielskiego dla pracownika i członka rodziny;
- Dofinansowanie do sportu (Multisport);
- Możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji;
- Możliwość rozwoju osobistego poprzez szkolenia wewnętrzne.
Dokumenty aplikacyjne wymagane od kandydatów:
- CV;
- list motywacyjny;
- referencje (jeśli kandydat posiada).
Zgłoszenia do konkursu należy przesłać na adres e-mail: j.papurzynska@pan.olsztyn.pl lub na adres:
Instytut Rozrodu Zwierząt Badań Żywności PAN,
Dział kadrowo-płacowy
ul. Trylińskiego 18,
10-683 Olsztyn
Termin składania dokumentów upływa w dniu 14.02.2025 r.
Po dokonaniu analizy nadesłanych zgłoszeń, skontaktujemy się z wybranymi kandydatami celem przeprowadzenia dalszych etapów procesu rekrutacji.
W CV prosimy o umieszczenie klauzuli zgody na przetwarzanie przez nas danych osobowych w procesie rekrutacji:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Instytut Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie z siedzibą 10-683 Olsztyn ul. Trylińskiego 18, w celu realizacji procesu rekrutacji wraz z publikacją na stronie internetowej Instytutu pełnych wyników konkursu.”
Klauzula informacyjna:
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Instytut Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie z siedzibą 10-683 Olsztyn ul. Trylińskiego 18, tel. 89 500 32 00,
e-mail: instytut@pan.olsztyn.pl. - Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem: iodo@pan.olsztyn.pl
- Podane dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji obecnego procesu rekrutacji i przechowywane do czasu jego zakończenia na podstawie wyrażonej zgody (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
- Osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie niniejszej rekrutacji. Ponadto przysługuje jej prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
- Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia skargi do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Organ ten będzie właściwy do rozpatrzenia skargi z tym, że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, nie dotyczy zaś przebiegu rekrutacji.
- Dane udostępnione nie będą podlegały profilowaniu ani udostępnieniu podmiotom czy państwom trzecim. Odbiorcami danych mogą być instytucje upoważnione z mocy prawa.
- Podanie danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych nie jest obowiązkowe, jednak jest warunkiem koniecznym do udziału w procesie rekrutacji.
